パソコンを使っていて、「必要なファイルがすぐに見つからない」と感じたことはありませんか？
毎日の仕事や学習の中で、ちょっとした探し物に時間を取られるのは、思っている以上にストレスになります。
資料が見つからずに作業が止まってしまったり、過去のデータを探すのに余計な時間がかかってしまったり。その背景には、フォルダやファイル整理のルールが決められていないことがほとんど。
この記事では、初心者でもできるフォルダ整理の基本ルールやファイル名の付け方、便利なツールやデスクトップ整理のコツを紹介します。小さな一歩から、自分らしい働き方に近づけるヒントとして取り入れてみてください。
フォルダ整理がもたらす5つの効果
1. 探す時間が減り、仕事や学習がスムーズに
フォルダがごちゃごちゃしていると、必要なものを探すだけで数分かかることもあります。整理されたフォルダと統一されたファイル名があれば、検索や並び替えで瞬時に探せます。
2. 社会人にも学生にも役立つ基本スキル
社会人にとっては請求書や顧客資料の管理、学生にとってはレポートや研究データの整理に役立ちます。立場に関係なく「探す手間を減らす」ことが効率化の第一歩です。
3. 日々のストレスが減り、整った環境が習慣をつくる
ファイルを探すたびにイライラしたり、同じ作業を繰り返すのは小さなストレスになります。整理された環境があると無駄な混乱によるストレスがなくなり、自然と規律正しい作業の流れが身につくので、仕事や学習を落ち着いて進められるようになります。
4. チーム作業やファイル共有がスムーズになる
自分だけでなく、他の人とファイルをやり取りする時にも整理ルールは役立ちます。わかりやすいフォルダ構造やファイル名だと、説明をしなくても共有がスムーズに進み、余計な手間を防げます。
5. 副業やWebスキル学習の基盤になる
Webデザインやプログラミングを学ぶ際にも、整理されていないファイル環境は混乱の元です。シンプルな整理ルールを身につけることは、Webスキルを学ぶうえでの土台にもなります。
整理整頓は「効率化」だけでなく、これからの学びや働き方を支えるベースになります。もしも「副業やWebスキルを身につけたい」と思うなら、次は全体像を見渡して自分の道を描いていくことがおすすめです。
初心者でもできるフォルダ整理の基本ルール
大分類から分ける
いきなり細かく分けようとすると途中で変更することになります。まずは大きなカテゴリでざっくり分けることから始めましょう。
たとえば：
- 仕事（請求書・顧客資料・社内マニュアルなど）
- 学習・副業（講義メモ・学習ノート・副業案件のデータなど）
- プライベート（趣味・写真・動画・家計・ライフスタイル・旅行の計画など）
このような感じで3つに分けるだけでも「どこに保存するか迷わない」仕組みができます。さらに必要に応じて、それぞれの中を細かく分けていくと、使いやすさがアップします。
フォルダ階層はシンプルに（基本は3階層以内）
大分類を作ったら、その下に必要なフォルダを作っていきましょう。
フォルダを深く作りすぎると、必要なファイルにたどり着くまでに時間がかかり、かえって迷子になります。
目安としては「3階層以内」に収めるのがおすすめです。
たとえば：
- 仕事＞請求書＞顧客A
- 学習＞Webデザイン＞課題
ただし、案件や学習内容が多い場合は4階層以上になることもあります。そんなときは、階層を増やすと同時にフォルダ名をわかりやすくすることを意識すれば混乱を防げます。
日付で整理するフォルダをつくる
とくに「請求書」「議事録」「レポート」など、毎月・毎週たまっていくファイルは年月フォルダでまとめて管理すると探しやすくなります。
たとえば：
請求書
└2025-07
└顧客A.pdf
└顧客B.pdf
└2025-08
└顧客A.pdf
└顧客C.pdf
└2025-09
└顧客A.pdf
こうして年月ごとに整理しておけば、「今月の請求書を確認したい」と思ったときに一瞬で探せます。
フォルダ整理のコツは、最初から完璧を目指さないこと。大きく分けて、シンプルに名前をつけるだけでも十分です。続けていくうちに、自分に合った仕組みが見えてきます。
ファイル名の付け方・ルール例
誰が見てもわかる名前にする（悪い例／良い例）
- 悪い例：aaa.pdf
- 良い例：2025-09_顧客名_請求書.pdf
自分はわかっていても、後から見返したり他の人と共有する時に「意味不明な名前」だと混乱の元になります。
内容が一目でわかるフォーマットにする
「日付＋内容＋必要に応じて顧客名や番号」といったフォーマットで統一すると、探しやすさが格段に上がります。
例：
- 2025-09_ブログ記事案.docx
- 2025-09_顧客名_請求書.pdf
- 2025-09_議事録_01.docx
ファイル名に盛り込むと便利な要素
ファイル形式ごとに分ける必要はありません。1つのファイル名に以下を盛り込んでおくと安心です。
- 日付（年月・必要に応じて日まで）
- 内容（請求書・議事録・旅行計画など）
- 必要に応じて顧客名・案件名・連番
例：
- 2025-09_顧客A_請求書.pdf
- 2025-0927_Webデザイン課題.docx
- 2026-03_バリ旅行計画.xlsx
エラーを避けるための禁止文字ルール
スペースや「/」「:」「*」などの記号は避け、代わりにアンダースコア「_」を使いましょう。
これを守るだけで「開けない・共有できない」といったトラブルを防げます。
ファイル名は「未来の自分」や「一緒に使う人」への配慮です。後から見返したときに意味が分かるかどうか、他の人が見ても迷わないかを意識してつけてみてください。
これだけでトラブルが減り、作業のスピードも自然と上がりますよ。
整理がラクになる便利ツール（応用編）
Mac：Finderの「名称変更」機能（標準搭載）
複数ファイルを選択して右クリック →「名称変更」を選ぶと、まとめてファイル名を変えられます。
例：スクリーンショットの整理
Before
- スクリーンショット 2025-09-29 10.30.01.png
- スクリーンショット 2025-09-29 10.30.15.png
- スクリーンショット 2025-09-29 10.31.02.png
After（連番を付ける）
- 2025-09-29_スクショ01.png
- 2025-09-29_スクショ02.png
- 2025-09-29_スクショ03.png
一瞬で見やすく整理できるので、画像をたくさん扱うときに便利です。
Windows：Flexible Renamer（無料ツール）
外部ソフトですが、複数ファイルを一括でリネームできる定番ツール。
例：請求書ファイルの整理
Before
- aaa.pdf
- 9月分.pdf
- 請求書(最終).pdf
After（フォーマットを統一）
- 2025-09_顧客A_請求書.pdf
- 2025-09_顧客B_請求書.pdf
- 2025-09_顧客C_請求書.pdf
毎月のルーティン作業が驚くほどラクになります。
“なんとなく”付けた名前を“ルールある名前”に変えるだけで、未来の自分から感謝されること間違いなし。ツールの使い方をマスターしておけば、そのスピードを何倍にもしてくれます。
デスクトップ整理のコツ
ショートカットを活用して最短アクセス
よく使うフォルダやアプリはDocに置いたり、ショートカットを作ったりして、デスクトップからワンクリックで開けるようにしましょう。
ファイルを探す手間が減り、作業のリズムが途切れにくくなります。
壁紙を活用した「見える化」整理術
壁紙を区切り線やシンプルな模様にして、左右や上下で「仕事」「プライベート」といったエリアを決めると、視覚的に分かりやすく整理できます。
“デスクの上に引き出しを作る”ようなイメージで、フォルダやアイコンを置く場所を固定すると迷いません。
定期的な「整理日」を決めて習慣化する
整理は一度やって終わりではありません。
たとえば「毎月1回、10分だけデスクトップを整理する」と決めると、自然ときれいな状態をキープできます。小さな習慣が、快適な作業環境を支えてくれます。
デスクトップは“作業机”と同じです。机の上が散らかっていると仕事がはかどらないのと同じで、デスクトップも整理されているだけで気持ちよく作業できますよ。
ちなみにわたしは、デスクトップには一時的に使用するものしか置かない！という自分ルールで運用しています。
今日から始めるフォルダ整理チェックリスト
- デスクトップのファイルを「整理中フォルダ」に一時的に集める
- 大分類（仕事／学習／プライベートなど）を作成する
- ルールに従ってファイル名をリネームする（例：2025-09_請求書.pdf）
- 月1回の整理タイムをカレンダーに入れる
習慣にすることが一番の近道です。
「整理中フォルダをつくる」だけでも一歩前進。小さな行動が積み重なると、自然とストレスのない環境ができあがりますよ。
まとめ｜未来の自由は、PC整理から始まる
フォルダ整理とファイル名の付け方は、特別なスキルではなく、誰でも今日から始められる効率化の基本です。
探す時間を減らすだけで作業スピードが上がり、日々のストレスも軽くなります。
その小さな積み重ねが、副業やWebスキル学習を続けるための大事な基盤になっていきます。
まずは今日、10分だけ整理の時間をつくってみてください。スッキリとしたPC環境が、次のステップへ進む力になります。
